den Augenblick erkennen, den Moment erleben

28. April 2017

Organisiert, zielgerichtet und produktiv arbeiten. Teil 1.


Wenn ihr mich bitten würdet, euch fünf Yogaübungen zu zeigen, die ihr in eurem Alltag integrieren könnt, müsste ich abwinken. Ich könnte euch auch keine Ernährungstipps geben und bin definitiv die falsche Ansprechpartnerin, wenn es um den perfekten Haushalt geht.

Eine Sache kann ich aber ganz gut, weil ich sie mir in den letzten Jahren (hart) erarbeitet habe:
organisiert, zielgerichtet und produktiv arbeiten. 

Das heißt natürlich nicht, dass ich jeden einzelnen Tag großen Spaß an der Arbeit habe. Es gibt immer mal Phasen, in denen ich viel zu wenig von dem erledige, was auf meiner Liste steht. Aber mir gelingt es momentan gut, fleißig meine Aufgaben abzuarbeiten und ein vorzeigbares Ergebnis am Abgabetag in den Händen zu halten.

Ich möchte euch meine Methoden vorstellen und sie mit euch teilen. Sie gelten nämlich nicht nur für diejenigen, die an Texten oder Projekten arbeiten, sondern auch für alle, die sich für ihren freien Tag viel zu viel vornehmen und es ihnen dann nicht gelingt, auch nur eins dieser Ziele umzusetzen. Oder für diejenigen, die unzufrieden damit sind, dass sie abends vor dem Fernseher sitzen und keinen Freiraum für ihre Ideen finden. Oder vielleicht sogar für die Mamas unter euch, die ihren Alltag mit Kindern organisieren und meistern müssen.

Vorneweg muss ich einen Einwand direkt entkräften, der mir schon einige Male entgegengebracht wurde. Die Methoden sind ja schön und gut, aber es hapert ja an der Umsetzung dieser Methoden. Da muss ich allen Skeptikern natürlich Recht geben. Es bedarf ein bisschen Ausdauer und viel Willen, die Tools regelmäßig einzusetzen. Aber ich kann euch aus Erfahrung sagen, dass es sich lohnt. Jeder erfolgreiche Tag und jedes Häkchen motiviert und treibt an. Die Rückschläge, wenn man das Nicht-Gelingen so nennen will, werden immer weniger. Und die Methoden binden sich durch die vielen Wiederholungen ganz natürlich in den Alltag ein.


Wie arbeite ich organisiert, zielgerichtet und produktiv?

Hier kommen zunächst die drei wichtigsten Mittel, wie wie es mir gut gelingt, zielgerichtet zu arbeiten und vielleicht sogar meine Produktivität zu steigern.



Aufgabenliste

Oder auch die berühmte To Do Liste. Diese kann je nach Belieben schon priorisiert sein oder als Sammlung der Gedanken und als Basis für eine Prioritätenskala dienen.

Sinnvoll ist, wenn man sich bereits am Abend überlegt, wie der nächste Tag gestaltet werden soll. Habe ich viel Freizeit oder wenig? Bin ich unterwegs? Muss etwas abgearbeitet werden oder habe ich die Möglichkeit, ein "eigenes" Projekt umzusetzen?

Bei mir sieht das zum Beispiel wie folgt aus. An einem typischen Mittwoch habe ich vormittags einen Termin mit Paul und habe zwischen Bringzeit von Anton und dem Termin nur eine Stunde Zeit zu Hause. Hier mache ich meistens nichts Kreatives, sondern den Haushalt, weil es mir schwerfällt, mich in so einer kurzen Zeit zu motivieren.
Aber selbst für diese eine Stunde lohnt es sich für mich, zu überlegen, was im Einzelnen ich erreichen möchte. Küche aufräumen (nach dem Frühstück), Handwäsche machen und Wäsche zusammenlegen. Zackbum, die eine Stunde geht schneller vorbei als man denken kann. In dieser Stunde beginne ich dann nicht damit, die Regale umzuräumen, den Salat einzupflanzen oder meinen Kleiderschrank auszusortieren. Erst einmal müssen die Aufgaben auf der Liste erledigt sein.

Der Sinn der Aufgabenliste ist es vor allem, dass man sich seiner Aufgaben bewusst wird, sie reflektiert, einen Überblick darüber erstellt und beim Erledigen keine vergisst. Außerdem ist es dabei ganz wichtig, die einzelnen Aufgaben zu priorisieren.


Prioritäten setzen
Das gehört für mich zu den wichtigsten Punkten an meinem System. Ich muss mir die Fragen stellen: Was ist mir am Wichtigsten? Was hat eine gewisse Dringlichkeit? Welche Termine habe ich?

Mit der Aufgabenliste funktioniert das sehr gut. Eine andere Möglichkeit, sich einen Überblick über die Aufgaben zu verschaffen und diese dann nach Wichtigkeit zu sortieren, ist das Board mit Klebezetteln. (Unsere Tür hängt voll mit gelben Familienaufgaben.)

Ich habe zum Beispiel schon sehr lange Lust, mir ein Tutorial über Photoshop anzusehen. Damit verknüpft ist auch eine Idee für das Layout eines Blogposts. Für mich persönlich ist diese Aufgabe spannend. Aber wenn ich auf den abzuarbeitenden Berg schaue, dann muss ich mir eingestehen, dass ich mich erstmal nicht an das Tutorial setzen sollte.
Der Haushalt und die Uni haben im Alltag Vorrang und hier ist bereits sehr viel zu tun. Sollte ich dann noch Freizeiten haben, nutze ich diese momentan lieber für Freunde, Lesen, Blog usw.

Der Sinn des Überlegens der eigenen Prioritäten zeigt sich darin, dass es einem leichter gelingt, sich auf die wesentlichen Aufgaben zu beschränken. Wenn der Fokus auf den wichtigsten Aufgaben liegt und diese abgearbeitet werden können, wird sich auch die Zeit für die anderen Aufgaben finden.


Fest gelegte Arbeitszeiten
Mit einem Baby ist es ohne Betreuung nicht ganz einfach, sich bestimmte Zeiten zu legen, in denen man bewusst arbeitet oder sie für sich nutzt. Und obwohl Paul meistens einen sehr einheitlichen Schlafrhythmus hat, kann ich dennoch nicht darauf bauen, dass es jeden einzelnen Tag genau gleich geschieht. Auch reduzierten sich seine Schlafphasen schnell von jeweils 3 Stunden auf 30 bis 60 Minuten.

Deshalb muss ich mir einfach ganze Vormittage freihalten, an denen ich etwas erreichen möchte. Sprich, Wenn ich weiß, dass ich zwei Mal pro Woche vormittags Termine habe, die ich nicht auslassen kann, zum Beispiel Arzttermine, dann sind die Vormittage schon belegt. Ich suche mir daher zwei oder drei Vormittage in der Woche raus, in denen ich ganz bewusst keine anderen Termine reinlege und zu Hause bleibe. Denn zu Hause, ganz ohne Druck, lässt es sich für mich am einfachsten und schnellsten arbeiten.

Die anderen zwei bis drei Vormittage kann ich mir dann mit Kaffeeklatsch, Museumsbesuchen oder Erledigungen zuknallen. Diese Wochenplanung erfolgt für jede Woche neu, da es viel Bewegung in meinem Kalender gibt.

Natürlich hat das einen Beigeschmack von "wenig me-time", aber hier muss ich auf die oben genannte Punkte verweisen. Was ist wichtiger? Muss ich das Projekt in zwei Wochen abschließen oder habe ich noch sehr viel Zeit? Wenn man sich dessen bewusst ist, welche Aufgabe im Moment die wichtigste ist, dann sollte es nicht allzu schwer fallen, seine Zeit dafür einzusetzen.

Wenn man sich feste Zeiträume in der Woche legt, die dann wirklich hauptsächlich für die eigentliche Aufgabe genutzt werden, kommt man stetig voran und ist nicht so frustriert, dass man schon wieder nicht gearbeitet hat.



Beim nächsten Teil werde ich auf weitere wichtige Methoden eingehen, die helfen, fokussiert und produktiv zu arbeiten.

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